Introduzca el código de 4 dígitos recibido por separado.
El criterio que llena las clases (quién es cada alumna, con quién va, dónde encaja, cómo se le habla a su familia) vive en la dirección y en papel. Con él se sostienen cuatro sedes, unos 2.900 alumnos y listas de espera.
Cuatro buzones y un programa que calcula bien la cuota y solo admite el teclado.
La dirección hace de cola, archivo, control de calidad y memoria de lo hablado por teléfono: de ahí agosto a las ocho de la mañana. Sin escribirlo no se puede delegar. Con cuatro sedes aún se sostiene a base de memoria; con cincuenta, no.
Una renovación debería costar un sí; hoy pasa por el mismo circuito que una matrícula nueva. Hace falta convertir el criterio en sistema, para que cada curso empiece donde acabó el anterior, y eso no cabe en el programa actual. Las familias pueden seguir escribiendo como hablan; lo que sobra es reescribirlo.
Alumnos al curso, en cuatro sedes. Los que siguen se reactivan a mano cada verano.
Remesas al año que se descargan, se suben al banco y se marcan como pagadas a mano. Una por sociedad, cada mes.
Conexiones externas que admite el sistema de gestión. Nada entra ni sale salvo por teclado o fichero.
Doce hallazgos.
«Mi hija Julia irá a las 5:30 con su amiga Carlota», sin apellido ni referencia. Quien responde tiene que buscar quién es. En la reunión del 3 de septiembre se dijo así: «la gente te habla como si tú ya supieras quién es».
Correo, teléfono y presencial. La única que captura el IBAN es una hoja en papel, que vuelve escaneada por correo o en mano, con datos bancarios y de menores dentro. Hasta que se teclea, la solicitud existe entera solo en papel. Tratamiento de datos, en el anexo.
De julio a octubre se concentra la reinscripción en bandejas sin cola ni estado, con recepción de vacaciones en agosto y los últimos diez días de julio. Muchas familias retrasan la inscripción para no pagar la cuota de una semana que no van a usar, y el pico se comprime aún más.
El horario se reconstruye cada curso; las clases del año siguiente se crean una a una en el sistema; todo el alumnado se inactiva y se reactiva uno a uno.
Según lo trasladado en la sesión del 15 de septiembre: las notas del sistema no registran quién las escribió; lo acordado por teléfono no queda escrito; la respuesta a un correo depende de quién la conteste. Cuando una gestión queda a medias, no hay a quién preguntar.
Correo por sede, un WhatsApp personal para las cuatro, teléfono sin registro. El horario no se publica por decisión de negocio, y cada consulta de horario es un mensaje más en el pico.
No hay informes útiles para dirigir: los costes no se cargan porque los permisos son todo o nada. No se sabe cuánto crece el negocio de un año a otro ni cuánto renueva. Y la quinta sede se negocia ahora, con cincuenta como objetivo declarado.
34.576 enviados, 27.308 leídos. Las familias dicen «no me ha llegado», y la respuesta no se apoya en ese dato ni hay un segundo canal por el que confirmar.
48 remesas al año, a mano. Las devoluciones se detectan en el banco y las persigue una a una una persona multitarea, cuando tiene un rato. El cobro de deuda pendiente que trae el sistema no está activado. Julio y agosto se remesan con conceptos distintos, fuera del ciclo normal.
El criterio de la escuela (cómo se contesta a una familia, qué se dice y qué no, qué nivel corresponde a cada alumna) no está escrito en ningún sitio. Por eso la calidad solo se garantiza leyéndolo todo, y solo puede hacerlo quien tiene el criterio.
Sin conexiones externas. El proveedor ofrece desarrollar la inscripción online en un horizonte de seis meses, sin fecha. No es un reproche al proveedor: es un dato para las decisiones de los próximos meses.
Quien pide información y no vuelve no queda en ningún sitio; la prueba de clase no deja registro; quien se da de baja no recibe nada. En las sedes en crecimiento, donde hay plazas, eso es demanda que ya llamó a la puerta y no se recupera.
Ninguna de estas cinco cifras existe hoy. No por descuido: porque nada las registra. Son las primeras que un sistema debería producir, y las que este documento no puede dar.
Los cuatro retos comparten una raíz: un sistema de gestión cerrado, sin conexiones, sin permisos intermedios y con un proveedor sin fecha. Ninguno se resuelve sin decidir qué hacer con él.
Hoy lo que no queda escrito hay que rehacerlo, y lo que no queda firmado hay que revisarlo. El reto es que el criterio de la dirección pase a ser la forma en que trabaja la escuela, para que se pueda repartir sin perderlo y cada curso empiece donde acabó el anterior.
Lo que se habla con una familia está repartido en cuatro sitios, y quien pregunta, prueba o se va no deja rastro. El reto es que toda la relación, desde el primer interés hasta la baja, quede en un solo sitio, con fecha y autor, y que no se pierda a quien ya llamó a la puerta.
La escuela sabe que crece y no sabe cuánto; abrir la quinta sede hoy es volver a montar la gestión, no copiarla. El reto es que la dirección vea las sedes como una, con las cinco cifras del bloque anterior producidas solas.
El cálculo es fiable y todo lo que viene después es manual y sin dueño. El reto es que la remesa, la devolución y la deuda se resuelvan solas hasta donde se pueda, con los datos bancarios donde deben estar.
Cuota recalculada por horas, clases con IVA y exentas bien diferenciadas, unidad familiar con un tercero como pagador. Están bien resueltas y se conservan tal cual.
Delegada, con su propia herramienta. No se toca.
Es la esencia de la escuela y la condición que puso la dirección para cualquier cambio. Todo lo que sigue en este documento se mide contra ella.
Si esta lectura no encaja con cómo se vive desde dentro, conviene corregirla antes de seguir: el resto del documento descansa sobre ella.
Cada punto de la matriz resuelve uno o varios hallazgos del diagnóstico. Al pulsarlo se ve cuáles.
Qué gana la escuela con cada una. Cómo se construye y en qué orden, en la propuesta; los importes, en inversión.
Resuelve los hallazgos iii · v · vi · viii
Resuelve los hallazgos i · v
Resuelve los hallazgos v · x
Resuelve el hallazgo xii
Resuelve el hallazgo xii
Resuelve el hallazgo ix
Resuelve el hallazgo i
Resuelve los hallazgos iii · iv
Resuelve los hallazgos ii · ix · x
Resuelve los hallazgos vii · xi
Resuelve el hallazgo vii
Marginal. Los recordatorios de audiciones y festival, con registro de quién los recibió. Se hace si la escuela lo pide; no se planifica.
El programa actual es un sistema estanco: no se conecta a WhatsApp, ni a las conversaciones, ni a ninguna otra herramienta. Todo lo que se construyera alrededor viviría en un sistema aparte, y cada alta se seguiría tecleando dos veces.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que el proveedor abriera conexiones externas y permisos por rol, con fecha.
Contactos, conversaciones, formularios y cobros ya existen en plataformas consolidadas y seguras. Construirlos desde cero exige mucho desarrollo y mucho mantenimiento, y deja un sistema que solo conoce quien lo hizo. Lo específico de la escuela (clases, cuotas, IVA, remesas) es lo único que merece desarrollo a medida.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que lo específico de la escuela pesara más que lo común. Es al revés.
Fuera de esta propuesta. No se presupuestan ni se construyen ahora: son lo que el sistema permite hacer después, si la escuela lo quiere.
Horario de una clase, precio o estado de una inscripción, contestados al momento y con aviso a la familia. Lo emocional, siempre a una persona.
La dirección pregunta cómo van las inscripciones o los recibos y tiene la cifra al momento.
Quien entra nuevo pregunta cómo se hace algo y recibe el procedimiento de la casa.
Todo lo que hoy vive en cuatro buzones, una libreta y un programa cerrado pasa a un mismo sitio. Primero se ve cómo funciona; después, cómo se pone en marcha sin tocar el día a día de la escuela.
Cada conversación con estado y responsable; lo que queda sin contestar, a la vista. Cuando escribe la madre de Julia, el buzón ya sabe quién es Julia: su clase, su profesora y todo lo hablado.
Rehace lo que hoy hace el programa actual, con las mismas reglas · los datos son de la escuela
Familia nueva: alta directa a la ficha; elige entre las clases con plaza.
Mayo y junio de 2027: comparación con el programa actual, recibo a recibo.
Datos bancarios: solo aquí, cifrados. La plataforma nunca los ve.
Los mismos recorridos del diagnóstico. Al pulsar un paso se compara hoy con el sistema montado.
La fase 1 convive con el programa actual y no toca la remesa: lo cobrado por enlace se apunta en él como hoy. El cambio de programa llega en la fase 2, probado antes del verano.
En mayo y junio se compara, recibo a recibo, lo que calcula la aplicación con lo que cobra el programa actual. Si no coincide, no hay cambio. La preinscripción de julio ya sale por el sistema nuevo. El primer cobro real llega después; hasta entonces, el cobro sale de donde sale hoy. Si en junio no está listo, julio se hace como siempre y el cambio se mueve a la siguiente ventana.
Las clases del curso siguiente definidas antes de abrir la preinscripción, y la exportación de alumnado, familias y clases.
Nueve semanas. El buzón funciona desde la segunda.
Clases, cuotas, familias y remesas en el sistema nuevo.
Se compara con la real. No se envía al banco.
Es la prueba de aceptación, en el momento en que más se necesita. Después, la primera remesa real.
Las cuatro sedes como una, sobre un curso ya registrado.
Fechas calculadas para una firma en octubre de 2026, condicionadas a que lo que depende de la escuela y de terceros llegue a tiempo.
| Fase 1 · semana a semana | S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | S6 | S7 | S8 | S9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cuentas, sedes y permisos | |||||||||
| Buzón con los correos de las sedes | |||||||||
| WhatsApp de empresa y teléfonoWhatsApp depende de la verificación con Meta | |||||||||
| Ficha de la familiaCarga desde la exportación | |||||||||
| Respuestas de la casa y autoría | |||||||||
| Alta por QR, grupos y repesca | |||||||||
| Recobro de devoluciones | |||||||||
| Formación del equipoCuatro sesiones, grabadas | |||||||||
| Puesta en marcha |
El buzón funciona desde la segunda semana con correo y teléfono; WhatsApp, cuando Meta verifique el negocio.
Datos de ejemplo. El diseño final puede variar sin alterar el alcance.
La pantalla con la que trabajaría recepción. Al pulsar una conversación de la izquierda cambian el hilo y la ficha.
Los Fragmentos son las respuestas de la casa, listas para usar. Hasta el cambio de programa, la cuota y los recibos se siguen gestionando en el programa actual.
A la izquierda, el mensaje que recibe cada familia al abrir el curso. A la derecha, lo que abre. La familia nueva llega al mismo formulario por el QR de la sede.
La familia confirma o pide un cambio; la plaza la sigue decidiendo la escuela. La domiciliación firmada en el formulario entra con la fase 2.
Cada etapa la mueve un hecho: un mensaje, un formulario, un recordatorio. Se ve con el botón de reproducir.
Fase 3. Cuatro áreas a la izquierda y los periodos arriba. Todo sale del propio sistema, sede a sede.
Preinscripción y altas, por sede y por estado
Se entrega lo mismo en las dos: las tres fases, construidas sobre Wixyn. Cambia cómo se reparte en el tiempo.
Contesta una persona, con el criterio de la casa. Y nadie se queda sin respuesta.
Una por sociedad, cada mes. Marcar lo cobrado y lo devuelto lo hace el sistema solo; queda un clic por sociedad al mes.
Las cuatro sedes y todos los canales, con la ficha de cada familia al lado.
Cada conversación tiene estado y responsable hasta que se cierra.
El pico deja de recaer en la dirección: se reparte en una cola.
Renovación, devoluciones, interesados y crecimiento, medidos y al momento.
Las cinco cifras que hoy no existen se miden por primera vez.
| Fase | Al inicio | Al cierre | Total |
|---|---|---|---|
| Fase 1oct a dic 2026 | 2.950 € | 2.950 € | 5.900 € |
| Fase 2ene a jun 2027 | 3.100 € | 3.100 € | 6.200 € |
| Fase 3sep a nov 2027 | 1.050 € | 1.050 € | 2.100 € |
La plataforma no cobra por sede: la quinta y las siguientes son una cuenta más.
Importes sin IVA. Al margen, en las dos, el consumo de WhatsApp y telefonía por uso real, con techo mensual acordado, y la cuota del agregador bancario, por cuenta conectada.
A las nueve semanas, la escuela responde desde un buzón por sede con estado y responsable. Si no se cumple por causa de SoluTech IA, lo que falte corre a su cargo. El plazo se mueve lo mismo que se retrase lo que depende de la escuela o de terceros.
Se comprueba con: revisión conjunta del buzón, con estados, responsables y tiempos de respuesta, y la comparación recibo a recibo.
Cada fase termina con algo que la dirección puede enseñar sin nadie de fuera en la sala.
Se comprueba con: criterio de aceptación por escrito, firmado al empezar cada fase.
Lo entregado sigue funcionando mientras se mantenga la plataforma, y los datos son exportables. Si la escuela decide parar, se liquida lo construido hasta ese mes y nada más; lo entregado sigue funcionando.
Se comprueba con: cláusula de salida. Opción A, sin penalización al cerrar cada fase. Opción B, liquidando lo entregado a precio de la A, menos lo ya abonado.
Lo primero es sacar los datos del programa actual y comprobar que están completos. Si falta algo, se entrega por escrito qué falta y qué opciones hay, y la escuela decide antes de empezar la fase 2.
Se comprueba con: informe de la exportación en la fase 1.
Mayo y junio de 2027 se dedican a comparar, recibo a recibo, lo que calcula la aplicación con lo que cobra el programa actual. Si no coincide, no hay cambio: el programa actual sigue cobrando y se repite la comparación.
Se comprueba con: el informe de comparación de junio, firmado por las dos partes.
Si la escuela decide seguir, el siguiente paso es una sesión corta para fijar el día de arranque. Si decide no seguir, este documento sigue siendo suyo: lo que dice de la escuela no cambia.
Propuesta válida durante 15 días desde su recepción. Importes sin IVA. El Discovery de 800 € se descuenta una sola vez. En la Opción A, la plataforma, el mantenimiento y el consumo se facturan aparte de la implementación. En la Opción B, las cuotas tienen compromiso hasta julio de 2027 e incluyen plataforma y mantenimiento hasta terminar el proyecto; el consumo va aparte. En las dos, terminado el proyecto, la cuota de plataforma y mantenimiento es común. Las pantallas son maquetas con datos de ejemplo. SoluTech IA y Wixyn son marcas de Wixyn Tech, SL.
Tres columnas: lo que se incorpora, lo que se conecta y se queda como está, y lo que se sustituye o no se toca. El programa actual se sustituye en el corte, y hasta entonces sigue cobrando.
Lo común a cualquier negocio: contactos y familias, bandeja compartida con estado y dueño, comunicación por canal, formularios, tareas y cobros. Una subcuenta por sociedad, con roles intermedios.
Por qué esta y no otra: es la plataforma del grupo, con usuarios y contactos ilimitados, así que pasar de cuatro sedes a más no cambia la cuota.
Una app a medida construida sobre la base de Wixyn para lo que es de una escuela de danza: clases y horario, cuotas y reglas de IVA, familias y pagador, remesas y devoluciones, y el formulario de inscripción y renovación.
Dónde guarda: en Supabase, región UE. Los datos de Dance esCool son suyos y exportables en todo momento.
La aplicación calcula cada cuota con las reglas de la escuela, genera el fichero SEPA de cada sociedad en el formato que su banco acepta, y guarda el mandato electrónico cifrado. Un clic por sociedad al mes.
Por qué: lo que hoy hace el programa actual, sin comisión por recibo y con los datos en la escuela.
Canal de empresa verificado con número por sede, y centralita con grabación, dentro de la misma ficha que el correo.
Por qué: es la única vía oficial para que varias personas atiendan un número de empresa y quede registro. Un número personal no da reparto ni archivo.
Los buzones actuales entran como una sola bandeja. No se migran ni se sustituyen: siguen siendo los de siempre.
Lo que hace falta: la autorización del titular de cada cuenta. Cuatro sociedades, cuatro autorizaciones.
Recibe el fichero de cobro de cada sociedad, por su canal de empresa si lo ofrece o por subida manual. No se conecta nada más al banco.
Lo que hace falta: los formatos de cada cuenta y el identificador de acreedor de cada sociedad.
Programa autorizado que lee los movimientos de las cuatro cuentas, solo lectura, con la autorización de la escuela renovada periódicamente. La aplicación detecta así las devoluciones y los cobros recuperados sin que nadie suba nada.
Por qué: automatiza el recobro sin pasarela de cobro ni tocar el banco.
Sigue cobrando hasta la primera remesa real del sistema nuevo, tras la reinscripción de julio de 2027. Hasta el corte no se escribe en él desde fuera. Su único punto de contacto es la exportación de alumnado, familias, clases y cuentas.
La frontera: en la fase 1 convive; en la fase 2 se migra y se valida en sombra; tras la preinscripción de julio, deja de usarse para cobrar.
La contabilidad se queda exactamente donde está, con la gestoría y su herramienta. El proyecto no la conecta ni la sustituye.
Por qué: el circuito funciona y la gestoría es propia.
El formulario de inscripción vive en su propio subdominio. No se toca la web actual ni se publica el horario en ella.
Consecuencia buscada: la web actual no se modifica; el formulario vive aparte.
| Pieza | Fase | Cómo se construye | Dónde viven sus datos | De qué depende |
|---|---|---|---|---|
| Cuentas, sedes y permisos | 1 | Configuración Wixyn | Wixyn | Criterio de permisos, semana 1 |
| Bandeja única y ficha de familia | 1 | Configuración + carga inicial | Wixyn | Accesos a los buzones y exportación del alumnado |
| WhatsApp de empresa y centralita | 1 | Configuración + proveedor | Wixyn, colgando de la ficha | Verificación con Meta, documentación de las cuatro sociedades y aviso de grabación |
| Respuestas de la casa y autoría | 1 | Configuración Wixyn | Wixyn | Respuestas frecuentes aprobadas por la dirección |
| Alta por QR o enlace | 1 | Formulario Wixyn | Wixyn | Datos que pide la escuela en el alta |
| Interesados y repesca | 1 | Configuración + automatización | Wixyn | Qué sedes y franjas tienen plazas |
| Reclamación de devoluciones | 1 | Código + automatización | Supabase · aviso en Wixyn | Lectura de las cuentas por el agregador bancario |
| Preinscripción e inscripción con mandato SEPA | 2 | App a medida | Supabase, IBAN cifrado | Clases del curso siguiente definidas y texto del mandato validado por la asesoría |
| Clases, cuotas, familias y pagador | 2 | App a medida | Supabase | Exportación completa del programa actual |
| Cobro por fichero | 2 | App a medida | Supabase | Formatos del banco e identificador de acreedor por sociedad |
| Vista conjunta, panel de dirección y plantilla de la quinta sede | 3 | App a medida + panel | Supabase | Un curso registrado en el sistema nuevo |
Este proyecto trata datos de menores de edad, datos de contacto de sus familias y cuentas bancarias domiciliadas. Aquí se identifica el marco aplicable y lo que el sistema hace en cada punto.
El alumnado es en su mayoría menor de edad, y su nombre, edad, clase y horario circulan por los canales de la escuela.
La domiciliación se firma dentro del formulario, en lugar de la hoja en papel.
Hoy el IBAN viaja en hojas escaneadas por correo y en papel.
Si se activa, las llamadas quedan grabadas y asociadas a la ficha de la familia.
Cuatro sociedades distintas comparten un mismo sistema.
Lo que este apartado no es: asesoramiento jurídico. Es el mapa de lo que toca el proyecto, redactado para que la asesoría de Dance esCool lo revise con el alcance delante.
De la cuota al retorno, qué pieza actúa en cada paso y dónde queda escrito el dato. Es la vista que necesita quien vaya a revisar el cobro.
Correo de las cuatro sedes, WhatsApp de empresa, teléfono, alta por QR y formulario de inscripción. Todos desembocan en la misma ficha.
Reparto por sede, estados y avisos, preinscripción, repesca y recobro.
Conversación y auditoría, clases, cuotas, familias y mandatos en Supabase; ficha, buzón y cola en Wixyn. Hasta el corte, el cobro vive en el programa actual; después, en la app. Banco: sale el fichero de cobro; entran los movimientos, en lectura, por el agregador.
Las cinco cifras: pico por sede, horas de reinscripción, renovación, devoluciones y conversión de interesados.
El buzón para quien atiende y el panel de dirección.
| Riesgo | Impacto | Cómo se mitiga | Quién lo asume |
|---|---|---|---|
| La exportación del programa actual no trae todo lo que hace falta | Alto | Se pide y se prueba en la fase 1, meses antes de migrar. Si falta algo, se para y se entrega por escrito qué falta antes de construir encima (compromiso 04). | SoluTech IA, con la exportación que entregue la escuela |
| La remesa en sombra no coincide con la real | Alto | Para eso existe: dos meses de comparación recibo a recibo. No se envía nada al banco hasta que coincide. | SoluTech IA |
| Las clases del curso siguiente no están definidas al abrir la preinscripción | Alto | Es condición de la fase 2. Se fija fecha en el arranque y se revisa en cada punto de control. | Dance esCool |
| La reinscripción de julio coincide con las vacaciones del equipo | Medio | Formación antes de junio y acompañamiento cercano en julio. El cobro no cambia hasta después de la reinscripción. | Compartido |
| La verificación del negocio con Meta se alarga | Medio | Se arranca en la semana 1, y mientras tanto la bandeja funciona con el correo y el teléfono. | Dance esCool, con acompañamiento |
| La revisión legal del mandato electrónico obliga a cambiar el formulario | Medio | Se revisa en la fase 1, antes de construir la fase 2. | Dance esCool y su asesoría |
| El agregador no cubre alguno de los cuatro bancos | Bajo | Se comprueba en la semana 1. Si un banco no está cubierto, su fichero de devoluciones se importa a mano hasta que lo esté. | SoluTech IA |
| El equipo sigue contestando desde el correo de siempre en vez del buzón | Medio | Formación antes de arrancar; desde la tercera semana, el buzón es la única vía: los correos de las sedes solo se leen desde él. Se revisa en el punto de control semanal. | Compartido |